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お気楽タスク管理をカレンダーへ - OmniFocusを導入する #happyws Day 2

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by TARO MATSUMURA @taromatsumura 2010.12.30 03:44

今日はハッピー・ワークスタイルの年末年始特集2日目。大掃除が長引いてポストが遅くなりましたが、今日は、Day 1に立てた大きな予定を、具体的なゴールセッティングとタスク化していく作業。昨日の年間計画のシートをご用意下さいませ。

　この特集は、2010年12月27日から「本田直之式 ハッピー・ワークスタイル」のiPad向けアプリが半額の600円のセール中にあわせた企画です。年末年始をきっかけに、2011年のハッピーワークスタイルを手に入れようというキャンペーン。ぜひこの機会にアプリをゲットしてみて下さい。

　さて、本書の中で、タスクリストを作らずに、カレンダーの中にタスクを時間でアサインして、iCalとiPhoneを連携させて…という話を紹介した。この話自体は、明日改めて紹介するが、それにしても読者の方からのフィードバックには、まとまったタスクやその進捗を手元でチェックしたい、というニーズもある。

　そこで取り出したるは、OmniFocus。もちろんハッピー・ワークスタイルの本書の中でも紹介しているアプリだが、改めて、昨日の年間計画シートとともにOmniFocusを活用しよう、と言う提案である。長らく使っているこのアプリも、iPhone版、iPad版が出て、いよいよ最強の風格を漂わせつつあるのだ。

OmniFocus、そもそも、どんなアプリ？

　OmniFocusは、David Allenの著書である「Getting Things Done」（リンクは和訳書）をベースに他のタスク管理スタイルへの対応も図られた作られたアプリ。「アクション」「プロジェクト」「コンテキスト」の3つのコンセプトを理解するだけで、すぐに自分のタスク管理を劇的に改善することができる。

アクション
1ステップで実行・完了できる事柄のこと。つまり、やることをシンプルに記述し、1つの作業が終わったらチェックをつける、To Doの1項目と考えれば良い。後から紹介するプロジェクトという単位もあるので、なるべく削り落とした1アクションを記述する。一つずつに期限やコンテクストを設定可能。プロジェクトに分類しても良いし、しなくても良い。

プロジェクト
ゴールを記述したもの。つまり昨日の年間計画シートで達成したい単位がこれに当たる。中身は、複数のアクションの集合体。つまり逆に言えば、アクションによって達成したいことがプロジェクト、という関係性になる。アクションは並行処理するモノや順番にこなしていくモノなどをセットすることも可能。

コンテキスト
おそらくタスク管理の中で異色なものがこのコンテキスト。例えばそのアクションを行う場所だったり、原稿を書く、スライドを作る、アイディアを練る、といった行う行為だったり、一緒に話したり電話する相手だったりが入ってくる。

　OmniFocusでは、上の3つのコンセプトについて、「収集」し、「整理」し、「実行」する（COD）だけ。これはばらばらとあるタスクを整理してゴールセッティングを明らかにし、着実にこなしていくことを目的としている。年間計画シートが目の前にある場合はまず「整理」から入ることになる。

Mac版、iPhone版、iPad版、どれが良い？

　OmniFocusは、始めMac版としてリリースされていたが、iPhone版、そしてiPad版が登場している。MobileMeを使っているユーザーなら、MobileMe iDiskのDocumentsフォルダ（それ以外も設定可能）にOmniFocus専用のデータベースを保存して、Mac、iPhone、iPadのどのデバイスからでも共通のタスクを管理する事が出来るようになっている。

　Mac版は使うとして、iPhone版とiPad版のどちらが良いか、という話になる。個人的には3本揃えるとどこからでもプロジェクトを起こしたり、忘れていたアクションを追加できたりして、安心できるんですが、なにぶん1本ずつが高いので…。

　Mac版のOmniFocus。Amazonでパッケージ版が、アクトツーのサイトからは1000円オフでダウンロード版が購入できるが、せっかくダウンロードで買うなら、The Omni Groupのウェブサイトからドル建てで$79.95（1ドル83円なら約6636円）と一番お得に購入できる。

　Mac版のポイントは、このエントリーのようにゴールをプロジェクトとして入力してプランしていく方法の場合、1つずつのアクションを、まるでアウトラインエディタ（OmniOutlinerというこれまた便利でお気に入りなソフトがあるのだが）のようにエンターキーで書き出すことができる点。書き出してから期限やコンテクストを設定して行けばよい。この作業は、何かことを始めるとき、プランするときには本当に便利で、ワクワクしてくるから不思議だ。

　ちなみにMac版については、2011年1月6日にオープンするMac App Storeにも出品（？）される予定なので、そちらを待っても良いかも知れない。

続いて、OmniFocus for iPhone（iTunes）。iPhoneでいつでもどこでもアクションを忘れないうちにメモすることができる。僕みたいに面倒くさがり屋の場合は、郵便を出したりするタスクもiPhone版を使って入れれば良い。

　iPhoneに搭載されているGPSを使って、位置情報のコンテクストを簡単に設定することができ、例えば営業職で外出先を回っているような仕事をしている方なら、得意先の位置情報をつけたアクションを設定しておく、と言った活用もできる。

　もちろんプロジェクトを作ったり、その中のアクションを編集したりすることはできるが、僕が普段使っている中では、プランニングと言うよりは細かいアクションを取りこぼさないことや、終わったタスクをチェックしたり、プロジェクト自体の進捗をスキマ時間にレビューするようなビューワー的な活用の方が多い。

OmniFocus for iPad（iTunes）。もしまだMac版もiPhone版も使っていない、初OmniFocusという方には、iPad版が最もオススメだ。OmniFocusシリーズの中では最も最新のUIを備え、完全にタッチ操作で管理する事ができるのがiPad版アプリの強み。特にキャプチャでも紹介している「予測」機能は、向こう1週間のアクション数の推移や、今日やるべきタスクだけを抜き出して表示してくれる機能が非常に秀逸なのだ。

　ゴールごとにプロジェクトを起こしてアクションを作り、その中の進捗で期限を切ってアクションしていくことになるが、OmniFocusは日付、コンテクスト（原稿書きやスライド作り、アイディアを考える等）などのプロジェクトとは違った観点から自分がすべきアクションを見せてくれる点が素晴らしいのだ。

　iPad版では、特にこの日付別のアクション表示機能である「予測」によって、1日だけでなく1週間のアクションのたまり具合を一目で見つけることができる点が良い。つまり別々のプロジェクトであっても、今日のアクションは何か、と頭を切り換えながらこなせる。

　あるいはスライド作成のアクションがたくさんあったら、それらを一気に済ませてしまおう、とか、原稿書きモードではかどっているときは他の原稿書きのコンテクストのアクションを続けても良い。だんだんOmniFocusのノリがつかめてきただろうか。しかし、ハッピー・ワークスタイル的にはここから先がポイントなのだ。

iCalでアクションの〆切りを把握する

　OmniFocusのMac版、iPhone版、iPad版どれを使っていても、絶対に利用したいのがカレンダー連携だ。

　それぞれのアプリでONにしておくと、MobileMeに保存されているカレンダーを紹介し、アクションの期限をカレンダーに読み込んでくれるのだ。もちろん期限が近づけばiPhoneやiPadの画面にその旨が表示され、すぐにアプリを開いてチェックすることができる。

　ここから逆算して、カレンダーにアクションを行う時間をアサインしていけば良いのだ。このあたりの話は、また明日。長くなりましたが、OmniFocusを導入するなら、高い紙のシステム手帳を2011年は使わない前提で。そうすれば、MacとiPhone、あるいはMacとiPadにOmniFocusを導入しても、そこまで高い買い物ではない、と思えるはずだ。毎年買い換える必要もありませんし。

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